Bandeja de OCR y cola de documentos
Cada documento que la IA procesa obtiene un registro de la Bandeja de OCR — el comprobante de seguimiento que lleva el archivo, la extracción, el estado y, con el tiempo, el vínculo a la factura en la que se convirtió. La pestaña Bandeja de OCR es la cola matutina de cuentas por pagar: qué llegó, qué está listo para revisión, qué necesita ayuda.
El acceso que necesitarás. Crear y trabajar los elementos de OCR requiere el conjunto de permisos Accounts Payable (auxiliares y responsables de cuentas por pagar) o Accounting Admin (administradores del sistema). Los conjuntos Accounting Controller, Accounts Receivable y Read Only pueden ver los elementos, pero no actuar sobre ellos.
Dónde vive la cola
La pestaña Bandeja de OCR es una pestaña normal con vistas de lista, y cada registro en ella se numera automáticamente como OCR # (nunca nombras estos registros; lo hace el sistema). Un registro representa exactamente un documento: un correo que lleva tres archivos PDF adjuntos produce tres registros OCR # separados, cada uno con su propio archivo, su propio estado y, con el tiempo, su propia factura.
Cómo llega un registro determina dónde comienza:
| Ruta de llegada | Tipo de operación | Estado inicial |
|---|---|---|
| Una factura de proveedor reenviada a la dirección de correo de recepción (consulta Automatización de correo a factura) | Automatización | Pendiente — el registro espera el próximo ciclo del bucle de procesamiento |
| Un archivo cargado en el formulario Nueva factura de compra (consulta Descripción general del OCR) | Manual | Procesando — la extracción se ejecuta de inmediato mientras observas el formulario completarse |
Cada registro también lleva un Tipo de documento. Hoy es Factura de compra — la propia descripción del campo indica que "Actualmente admite Factura de compra; Extracto bancario y Recibo de gastos reservados para fases futuras", así que trata los demás valores de la lista de selección como marcadores de posición, no como funciones.
El ciclo de vida, por estado
| Estado | Significado | Quién actúa |
|---|---|---|
| Pendiente | Recibido (normalmente por correo), a la espera del bucle de procesamiento | Nadie — el lote lo toma |
| Procesando / Extrayendo | La IA en acción — primera lectura completa, extracción total en curso | Nadie |
| Extraído | Datos listos; confianza por debajo del umbral de creación automática → a la espera de una persona | Cuentas por pagar revisa mediante Crear factura |
| Creado | Existe un borrador de factura de compra, vinculado en el registro | Toma el control el flujo normal de cuentas por pagar |
| Error | Algo falló; el campo Mensaje de error indica qué | Corrige la causa, Reprocesa |
| Revisado / Rechazado | Marcas de registro para los elementos verificados por una persona y descartados | La convención de tu equipo |
El recorrido completo, en orden, es Pendiente → Procesando → Extrayendo → Extraído → Creado, con Error, Revisado y Rechazado como las salidas a lo largo del camino. Las dos rutas se incorporan al camino en puntos distintos: los documentos recibidos por correo viajan Pendiente → Extrayendo → Extraído → Creado en el bucle de procesamiento, mientras que las cargas manuales comienzan directamente en Procesando porque la extracción se ejecuta mientras esperas en el formulario.
Las vistas de la cola
Cinco vistas de lista incluidas convierten la pestaña en un flujo de trabajo: Todos los elementos de OCR · En espera de revisión (los que están Extraído — tu lista de acciones) · Errores · Procesamiento pendiente · Este mes. El auxiliar de cuentas por pagar de Meridian vive en En espera de revisión y echa un vistazo a Errores una vez al día.
Cada vista se corresponde con una tarea:
| Vista de lista | Qué muestra | Para qué usarla |
|---|---|---|
| REDA: Todos los elementos de OCR | Cada registro, cada estado | Buscar en el historial, auditorías, "¿alguna vez llegó esa factura?" |
| REDA: En espera de revisión | Estado = Extraído | La lista de acciones diaria — los datos están listos, se necesita una decisión humana |
| REDA: Errores | Estado = Error | Clasificar y Reprocesar |
| REDA: Procesamiento pendiente | Pendiente y Extrayendo | Observar cómo el bucle vacía la cola; una lista que crece aquí significa que el bucle está detenido |
| REDA: Este mes | La recepción del mes actual | Vigilar el volumen frente al cupo mensual de documentos |
Un lunes por la mañana en Meridian
La entidad estadounidense de Meridian Properties Group recibe sus facturas de proveedor por correo, así que la cola se llena sola durante el fin de semana. Priya, del equipo de cuentas por pagar, abre primero REDA: En espera de revisión — todo lo que hay ahí está extraído y a la espera de una persona:
| Registro | Lo que ve | Lo que hace |
|---|---|---|
| OCR #00000214 | Una factura de servicios de MetroPower; la Coincidencia de proveedor y la Entidad se completaron correctamente, pero la calidad del escaneo dejó la confianza de la IA por debajo del umbral de creación automática | Hace clic en Crear factura, comprueba el formulario precompletado, guarda — el registro pasa a Creado con la nueva factura vinculada |
| OCR #00000215 | Una factura de Skyline Elevator Services, un proveedor completamente nuevo — la Coincidencia de proveedor está vacía porque aún no existe una cuenta coincidente | Crea primero la cuenta del proveedor y luego reprocesa para que la coincidencia se resuelva antes de crear la factura |
| OCR #00000216 | Un estado de cuenta de inquilino que alguien reenvió por error — extraído, pero no es una factura que Meridian deba pagar | Lo marca como Rechazado; el registro permanece como evidencia de lo que llegó y que deliberadamente no se procesó |
Luego, un vistazo de un minuto a REDA: Errores: un registro falló con "El servicio de IA tiene un límite de tasa temporal. Vuelve a intentarlo en unos momentos." — nada del lado de Meridian está mal, así que lo reprocesa después de su café. Cola despejada para las 9:15.
Leer un registro
- De dónde vino: correo del remitente, asunto, la cuenta del remitente coincidente y la dirección de recepción (ruta de correo) o el usuario que lo cargó (ruta manual).
- Lo que concluyó la IA: el Proveedor y la Entidad coincidentes, el resultado de la extracción y — tras la creación — el vínculo a la Factura de compra.
- El documento en sí — adjunto como archivo, un registro de la bandeja por documento, para que el rastro documental desde el correo hasta la factura contabilizada esté completo.
- Acciones: Crear factura y Reprocesar — ambas disponibles hasta que existe una factura, momento en que se rechazan cortésmente ("Ya se creó una factura de compra a partir de este registro de la Bandeja de OCR.").
Referencia de campos
Todo lo que aparece a continuación está en el registro — ningún campo aquí necesita que lo completes; la recepción y la IA los rellenan, y el registro se lee entonces como un expediente:
| Campo | Qué te indica |
|---|---|
| Estado | En qué punto del ciclo de vida está el documento (tabla anterior) |
| Tipo de operación | Automatización (llegó por correo) o Manual (cargado en el formulario de factura) |
| Tipo de documento | Qué clase de documento es — Factura de compra hoy |
| Entidad | La empresa a la que iba dirigida la factura, según la IA la hizo coincidir a partir del documento |
| Correo del remitente | Quién envió el correo. En los mensajes reenviados, la IA busca al remitente original en el cuerpo y registra esa dirección en su lugar — así una factura que reenvió tu colega sigue remitiéndose al proveedor |
| Cuenta del remitente | La cuenta resuelta a partir de la dirección de correo del remitente (mediante un contacto coincidente) |
| Coincidencia de proveedor | El proveedor que la IA hizo coincidir a partir del documento — esto impulsa el precompletado de la factura |
| Asunto del correo / Cuerpo del correo | El correo entrante, conservado en el registro |
| Correo de recepción | La dirección de recepción a la que se envió el correo |
| Archivo de origen | El nombre de archivo del documento (el archivo en sí se adjunta al registro) |
| Resultado de la extracción | Todo lo que la IA leyó del documento, almacenado para el precompletado de la factura |
| Mensaje de error | El motivo exacto, cuando Estado = Error — léelo antes de reprocesar |
| Fecha y hora de procesamiento | Cuándo terminó la extracción completa |
| Factura de compra | La factura creada a partir de este documento. Una vez rellenado, las acciones rápidas se retiran |
| Revisado por | Quién verificó el registro, para los equipos que usan el estado Revisado |
| Período de uso de IA | El período de medición mensual contra el que contó este documento — establecido automáticamente y bloqueado |
Las dos acciones rápidas
| Acción | Qué hace | Cuándo se bloquea |
|---|---|---|
| Crear factura | Abre el formulario Nueva factura de compra precompletado a partir de la extracción, listo para revisar y guardar | Aviso titulado "Acción no disponible": "Ya se creó una factura de compra a partir de este registro de la Bandeja de OCR." |
| Reprocesar | Muestra "Reprocesando documento...", restablece el registro, vuelve a ejecutar la extracción completa contra el archivo almacenado y luego abre el formulario de factura de nuevo | "No se puede reprocesar: ya se creó una factura de compra a partir de este registro." |
La regla de elegibilidad es de una línea: ambas acciones existen exactamente mientras el campo Factura de compra del registro esté vacío. En el momento en que existe una factura, las correcciones corresponden a ese borrador de factura — no al registro de OCR.
El motor detrás de la cola
Los registros no se mueven solos — un bucle de procesamiento los mueve. En la pestaña Operaciones de la Consola de administración, la tarjeta "Procesamiento de documentos OCR" se describe con claridad: "Procesa automáticamente los documentos entrantes mediante extracción con IA y crea facturas de compra. Se ejecuta cada 15 minutos cuando está activo." A diferencia de las otras tarjetas del programador, no tiene una hora de ejecución diaria — es un bucle de Iniciar/Detener que se vuelve a ejecutar cada 15 minutos mientras está activo, trabajando la cola del más antiguo primero, un documento a la vez. Un documento que falla simplemente se marca como Error con el motivo, y el bucle continúa con el siguiente — un mal escaneo nunca atasca la cola.
Los contadores de la Cola de documentos de la tarjeta — Pendiente / Extrayendo / Errores — son el tablero a distancia de la cola: tu administrador puede ver el trabajo en espera y las fallas acumulándose sin abrir nunca la pestaña Bandeja de OCR. También hay un botón Ejecutar ahora para un único ciclo inmediato, y detener el bucle es seguro: "Detiene el bucle de procesamiento de OCR. Los documentos pendientes permanecerán en la cola hasta que se reinicie el procesamiento." — no se pierde nada, la cola solo espera.
XML de factura electrónica estructurada
No toda factura de proveedor es un PDF que una máquina tenga que leer. Un número creciente llega como un XML de factura electrónica estructurada — un archivo donde cada cifra (el total, el impuesto, cada línea) es un campo de datos etiquetado en lugar de tinta sobre una página. Cuando ese archivo está presente, adivinar a partir de una imagen es la herramienta equivocada: los datos ya son exactos.
La Bandeja ahora examina cada archivo adjunto del registro de recepción. Si encuentra un XML de factura electrónica estructurada, trata ese XML como la fuente autoritativa de los datos de la factura — más fiable que leer el PDF, porque no hay nada que interpretar. El PDF permanece como la copia legible por humanos que tú y tus auditores consultan; el XML solo alimenta las cifras.
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Esperar a que los registros Pendiente se muevan mientras el bucle está detenido | Nada se procesa solo — la cola crece en silencio y los proveedores empiezan a reclamar | Revisa la tarjeta "Procesamiento de documentos OCR" en la pestaña Operaciones; presiona Iniciar (o pídele a tu administrador que lo haga) |
| Trabajar la cola desde Todos los elementos de OCR | Tienes que abrirte paso entre registros Creado, Rechazado y en curso para encontrar los tres que te necesitan | En espera de revisión es exactamente el conjunto Extraído — tu lista de acciones, nada más |
| Eliminar registros basura o fallidos | Borras el rastro documental de lo que llegó y por qué no se procesó — y el recuento de documentos del mes ya no coincide con los registros que lo explican | Márcalos como Rechazado y sigue adelante |
| Bajar el Umbral de creación automática de OCR para reducir la cola de revisión | Las extracciones de baja confianza se convierten en borradores de factura sin revisar — los errores se trasladan aguas abajo a cuentas por pagar en lugar de quedar visibles en la cola | Mantén significativo el umbral de revisión; la vista En espera de revisión existe para que las lecturas dudosas reciban ojos humanos |
| Ignorar el contador de Errores durante semanas | La mayoría de los errores son reintentos de un clic cuando están frescos; los añejos se vuelven arqueología, y facturas reales quedan sin pagar | Echa un vistazo a REDA: Errores (o al contador de Errores de la tarjeta) a diario — consulta Reprocesar extracciones fallidas |
Qué sigue
- Crear una factura a partir del OCR — trabajar la cola En espera de revisión.
- Reprocesar extracciones fallidas — el remedio de la vista Errores.
- Programador de operaciones — el bucle de 15 minutos que impulsa Pendiente → Extraído.
Preguntas frecuentes
El bucle de procesamiento no se está ejecutando. Es un bucle de inicio/detención en la pestaña Operaciones de la Consola de administración ("Procesamiento de documentos OCR") — pídele a tu administrador que presione Iniciar; la cola se vacía entonces en el ciclo de 15 minutos.
Los usuarios de Accounts Payable y Accounting Admin crean y trabajan los elementos de OCR (es una herramienta de cuentas por pagar); los contralores y otros roles pueden verlos. El canal de correo y el lote se ejecutan como contextos del sistema — no se consume ninguna licencia de usuario.
Márcalos como Rechazado y consérvalos — el registro es tu evidencia de lo que llegó y que deliberadamente no se procesó. También mantiene honesto al medidor: el documento se consumió cuando se leyó.
Su confianza de extracción alcanzó el Umbral de creación automática de OCR del territorio (predeterminado 80%), por lo que se creó automáticamente un borrador de factura de compra y el registro pasó directamente a Creado. La factura sigue siendo un borrador — revísala allí antes de contabilizar.
Cómo llegó el documento. Automatización significa que llegó a través de la dirección de correo de recepción y fue trabajado por el bucle de procesamiento; Manual significa que alguien lo cargó directamente en el formulario Nueva factura de compra y la extracción se ejecutó en el acto. Útil para filtrar cuando estás investigando un canal en particular.
Es intencional. Cuando un correo es un reenvío, la IA lee el cuerpo del mensaje para encontrar al remitente original y registra esa dirección en su lugar — así una factura de proveedor que tu colega reenvió sigue identificando al proveedor, y la coincidencia entre remitente y cuenta puede resolverse correctamente.
No. El vínculo en cada registro de OCR se establece una sola vez y queda bloqueado, y los Documentos usados y el Límite de documentos del período de uso los mantiene el sistema — las ediciones manuales se revierten silenciosamente. La integridad del medidor es lo que importa: debe reflejar lo que realmente se procesó.
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