Detalles de pago en los PDF
La forma más rápida de que te paguen tarde es una factura que no dice cómo pagar. El panel de Detalles de pago soluciona eso: un bloque fijo de instrucciones de remisión de pago — nombre del banco, cuenta, referencias de transferencia, incluso un código QR de pago — impreso en cada documento generado a partir de esa plantilla. Escríbelo una sola vez; cada factura lo lleva.
Acceso que necesitarás. Configurar plantillas requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver las plantillas, pero no modificarlas.
Configuración
Abre la plantilla de la entidad y completa Payment Details
Es un campo de texto enriquecido en la Plantilla de PDF — el formato, las tablas, los enlaces y las imágenes (un código QR de pago por escaneo) funcionan todos. El bloque de Meridian dice: Pago por ACH o transferencia: First National Bank — Cuenta operativa · Cuenta 4400187233 · Incluye el número de tu factura como referencia en cada pago.
Deja activado Show Payment Details
El panel se imprime cuando la plantilla se resuelve, el campo tiene contenido y el interruptor está activado. Se muestra como una sección resaltada de "Payment Details" después de los totales — justo donde la vista del lector se posa apenas ve cuánto debe.
Dónde se imprime el panel
El panel se muestra bajo su propio encabezado Payment Details en un panel sombreado — con el color secundario de la plantilla — colocado después de los totales y el desglose de impuestos, justo donde un lector que acaba de ver el monto busca qué hacer al respecto. Se imprime en cada documento que el motor genera a partir de ese tipo de plantilla: facturas, notas de crédito, recibos, comprobantes de pago, órdenes de compra. No se imprime en el estado de cuenta — un estado de cuenta resume muchos documentos, cada uno de los cuales ya llevó sus propias instrucciones. El campo en sí es amplio: hasta 8000 caracteres de texto con formato, suficiente para bloques de remisión nacionales e internacionales uno junto al otro.
Deben cumplirse tres condiciones para que el panel aparezca, lo que a la vez sirve como lista de solución de problemas:
| Condición | Cómo verificarla |
|---|---|
| Se resolvió una plantilla | La fila Template de la pantalla de generación indica una — un Default en cursiva significa el diseño integrado, que no tiene ningún panel |
| El campo tiene contenido | Abre esa plantilla y revisa Payment Details — recuerda que las plantillas de respaldo por territorio también necesitan el bloque, no solo la plantilla principal de tu entidad |
| Show Payment Details está activado | El interruptor está junto a las demás casillas de mostrar/ocultar de la plantilla; empieza activado, pero verifica que no lo hayan desactivado |
Notas de diseño
- Es por plantilla — y eso es exactamente correcto: cada entidad (y cada región, mediante plantillas de territorio) usa bancos distintos, así que las instrucciones siguen automáticamente la jerarquía de plantillas. Las facturas de EE. UU. llevan datos bancarios de EE. UU.; las del Reino Unido llevan los de Barclays.
- Es texto estático, a propósito. El panel imprime lo que escribiste — no lee los registros de cuentas bancarias, así que revísalo cada vez que cambien los arreglos bancarios. (Los equipos de tesorería prefieren esto: lo que se imprime en las facturas solo cambia por edición explícita.)
- Indica la referencia. La línea de mayor valor por sí sola es "incluye el número de tu factura como referencia" — es lo que permite que la conciliación de recibos tome segundos en lugar de una investigación arqueológica.
- Necesidades distintas según el tipo de documento: las facturas llevan instrucciones de remisión completas; una plantilla de recibo suele dejar el campo vacío (el cliente ya pagó); la plantilla de comprobante de pago podría llevar en su lugar tu contacto de aviso de remisión.
Errores comunes que se deben evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Cambiar cuentas bancarias en la configuración bancaria y darlo por terminado | El panel es texto fijo — sigue imprimiendo la cuenta anterior en cada factura nueva, y los clientes siguen pagando a esa cuenta | Incluye "actualizar Payment Details en cada plantilla afectada, regenerar una prueba" en la propia lista de verificación de cambio de banco |
| Escribir el bloque una sola vez y olvidar las plantillas de respaldo | Las entidades atendidas por una plantilla de territorio imprimen el panel de esa plantilla — datos vacíos o incorrectos exactamente en el papel que nadie revisa | Mantén Payment Details en las plantillas de territorio con el mismo cuidado que en las de entidad |
| Copiar las instrucciones de la factura en todos los tipos de plantilla | Un recibo que le dice a un cliente que ya pagó cómo pagar se ve descuidado; una orden de compra que lleva tus propios datos bancarios es peor aún | Adapta cada tipo — bloque de remisión completo en las facturas, vacío (o una línea de contacto) en recibos y comprobantes |
| Omitir la instrucción de referencia | Llegan pagos que no coinciden con ninguna factura, y alguien tiene que reconstruir la intención revisando correos antiguos | Haz de "Incluye el número de tu factura como referencia en cada pago" la única línea que nunca recortas |
| Publicar un código QR que nadie probó | Un código mal generado o desactualizado lleva a los pagadores a un callejón sin salida — con tu nombre puesto | Regenera un documento y prueba el código escaneándolo en papel y en pantalla antes de implementarlo |
Qué sigue
- Configuración de la plantilla de PDF — el resto de la plantilla.
- Columnas de PDF configurables por el administrador — mostrar campos del registro (como el banco del recibo) en lugar de texto estático.
- PDF de la factura de venta — donde tu cliente ve el panel.
Preguntas frecuentes
El panel en sí es texto fijo. Para imprimir un campo del registro (por ejemplo, la cuenta bancaria real del recibo), tu administrador lo agrega a los campos de detalle del PDF del documento — consulta Columnas de PDF configurables por el administrador. Muchas organizaciones usan ambos: campos para los datos, el panel para las instrucciones.
Sí — el campo es de texto enriquecido, así que puedes pegar una imagen. Genera un documento y pruébalo escaneándolo antes de implementarlo.
Deben cumplirse tres condiciones: que se haya resuelto una plantilla (la predeterminada integrada no tiene panel), que el campo no esté vacío y que Show Payment Details esté activado. La pantalla de generación indica la plantilla resuelta — empieza por ahí.
Las instrucciones siguen a la plantilla, así que la palanca es la elección de plantilla: las plantillas etiquetadas por idioma o configuración regional se diferencian automáticamente según el idioma del cliente, y para un caso verdaderamente único, configura el campo PDF Template del propio documento con una plantilla que tenga el bloque especial.
No — el estado de cuenta toma su marca, términos y pie de página de una plantilla de tipo Estado de cuenta, pero los detalles de pago permanecen en los propios documentos de transacción. Cada factura del estado de cuenta ya salió con sus instrucciones.
Los archivos ya generados permanecen tal como se emitieron. Las nuevas generaciones imprimen el bloque nuevo de inmediato; regenerar un documento existente crea una nueva versión con el panel actualizado — y su enlace público, si lo tiene, sirve esa versión más reciente.
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