Configuración de reglas de asignación
Si la división es la misma cada mes, defínela una sola vez. Una Lista de asignación de gastos es una receta de asignación guardada — qué entidades comparten un costo y en qué proporciones — que cualquiera puede aplicar a una factura con un solo clic, y que el lote de asignación automática puede aplicar sin ningún clic.
Acceso que necesitarás. Configurar y editar listas de asignación requiere el conjunto de permisos Accounts Payable v2 (auxiliares y gerentes de cuentas por pagar) o Accounting Admin v2 (administradores del sistema) — las mismas personas que contabilizan las facturas que las usan. Los conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden verlas, pero no modificarlas.
Crear una lista
Crea la lista
En la pestaña Listas de asignación de gastos, haz clic en Nuevo. Dale un nombre que indique para qué sirve — "División del seguro del grupo", "Costos de TI de la oficina central" —, elige su territorio y mantenla activa.
Agrega los elementos — uno por cada entidad receptora
Cada Elemento de asignación de gastos contiene: la Entidad que recibe una parte, su Porcentaje, si se debe Incluir impuesto en la parte de esa entidad, y un Orden opcional que fija el orden en que se aplican los elementos.
Verifica los porcentajes
Para las divisiones destinadas a distribuir un costo por completo, los elementos deberían sumar 100%. Una lista deliberadamente parcial (por ejemplo, 40% para una empresa hermana y el resto se queda en casa) también es válida — el remanente simplemente se queda con la entidad que paga.
Todos los campos, de un vistazo
| Campo | ¿Obligatorio? | Qué hace |
|---|---|---|
| Lista: Nombre | Sí | Lo que aparece en el selector de Plantilla de asignación — nombra el patrón de reparto, no el mes |
| Lista: Territorio | Sí | A qué parte de tu organización pertenece la lista |
| Lista: Activa | Sí (mantenla activada) | Las listas retiradas se desactivan, no se eliminan — el historial sigue referenciado |
| Elemento: Entidad | Sí | La empresa que recibe esta parte — un elemento por cada entidad receptora |
| Elemento: Porcentaje | Sí | La parte del costo que corresponde a esa entidad |
| Elemento: Incluir impuesto | No | Si la parte de esta entidad también incluye su proporción del impuesto de la línea |
| Elemento: Orden | No | Controla el orden en que aparecen los elementos y el orden en que se aplican. Los números más bajos van primero; en blanco va al final. |
Un ejemplo práctico — la división de costos de la oficina central de Meridian, definida una sola vez como tres elementos:
Deliberadamente no hay cuenta contable en un elemento. La entidad receptora siempre registra su parte en la misma cuenta contable que la línea de factura de la que proviene — así un costo sigue clasificado como el costo que es, sea quien sea quien acabe soportándolo. Cuando el receptor necesita una cuenta distinta, eso se define en el registro de asignación resultante, no en la lista reutilizable.
| Elemento | Entidad | Porcentaje | Incluir impuesto |
|---|---|---|---|
| 1 | Meridian Properties US LLC | 60% | No |
| 2 | Meridian Properties UK Ltd | 25% | No |
| 3 | Meridian Properties India Pvt Ltd | 15% | No |
Ahora cada factura de la oficina central se divide 60/25/15 con un solo clic — o sin clics, una vez que el lote de asignación automática esté vigilando. (El impuesto soportado recuperable a menudo se queda con la entidad registrada para reclamarlo — por eso Incluir impuesto está desmarcado aquí; consulta a tu asesor fiscal.)
Usar una lista
- Manualmente: en la pantalla Asignar gastos, elige la lista en el cuadro Plantilla de asignación y haz clic en Aplicar — las filas se llenan con las entidades y los porcentajes de la lista, listas para ajustar o contabilizar.
- Automáticamente: adjunta la lista a la línea de la factura (su campo Lista de asignación de gastos). El lote de asignación automática programado encuentra dichas líneas en las facturas contabilizadas y las asigna sin intervención humana — la función estrella para los costos recurrentes. Detalles en Ejecutar la asignación automática.
Mantener las listas
- ¿Cambiaron las proporciones? Edita los porcentajes de los elementos — las aplicaciones futuras usan los nuevos números; los lotes contabilizados no se tocan.
- ¿Una entidad dejó el grupo? Quita su elemento y redistribuye; desactiva en lugar de eliminar las listas que podrías necesitar como referencia.
- ¿Costos diferentes, divisiones diferentes? Eso son dos listas — adjunta cada una a las líneas de factura correctas o aplícala manualmente por factura.
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Nombrar las listas por períodos ("División de junio") | Las listas son recetas reutilizables — un nombre con fecha se vuelve obsoleto y genera duplicados | Nombra el patrón: "División del seguro del grupo", "Costos de la oficina central 60/25/15" |
| Configurar cuentas contables en los elementos "para ser minucioso" | El mismo costo cae en cuentas diferentes según la entidad y la consolidación deja de cuadrar | Deja la cuenta contable en blanco a menos que quien recibe realmente clasifique el costo de forma diferente |
| Una lista parcial que nadie sabe que es parcial | Elementos que suman 85% dejan discretamente un 15% en casa — está bien si es intencional, un misterio si no | Indícalo en el nombre o la descripción ("40% para PropCo, el resto se queda") |
| Eliminar una lista retirada | Pierdes la referencia que explica las asignaciones históricas | Desactívala — las listas inactivas dejan de ofrecerse, pero mantienen el historial legible |
| Marcar Incluir impuesto sin verificar la recuperabilidad | El impuesto soportado recuperable puede corresponder a la entidad registrada que puede reclamarlo | Confirma el tratamiento con tu asesor fiscal según la jurisdicción, luego marca la casilla de forma deliberada |
Qué sigue
- Descripción de la asignación de gastos — la mecánica y la contabilidad.
- Ejecutar la asignación automática — poner las listas en piloto automático.
Preguntas frecuentes
Solo cuando la entidad receptora contabiliza este tipo de costo de forma diferente — por ejemplo, quien paga lo trata como gasto de instalaciones, pero quien recibe lo clasifica como costo de servicios gestionados. En blanco significa "la misma cuenta que el costo original", lo que mantiene la consolidación limpia y es lo correcto para la mayoría de los grupos.
Sí — la lista solo rellena previamente la pantalla de asignación. Ajusta cualquier fila antes de contabilizar; la lista en sí no cambia.
Las mantienen los conjuntos de permisos Accounts Payable o Accounting Admin — las mismas personas que contabilizan las facturas que las usan.
No — una lista deliberadamente parcial (40% para una empresa hermana y el resto se queda en casa) es válida y útil. La regla del 100% aplica en otro lugar: una asignación a nivel de encabezado en la pantalla de la factura debe distribuir la factura por completo, así que las listas parciales son ideales para el trabajo a nivel de línea.
En la línea de la factura — su campo Lista de asignación de gastos. Para costos compartidos recurrentes, configúralo una sola vez en la línea de la plantilla recurrente para que cada factura generada lo herede, y el lote de asignación automática se encarga del resto.
La parte proporcional de esa entidad del impuesto de la línea asignada, además de su parte del costo. Déjalo desactivado para mantener todo el impuesto con la entidad que paga — la opción habitual cuando quien paga es quien tiene derecho a recuperarlo.
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