Líneas de asiento (débito y crédito)
El encabezado de un asiento contable es metadato de registro; las líneas son la contabilidad. Cada línea es un movimiento —una cuenta contable, un lado (débito o crédito), un importe— y REDA Financials vigila cada una de ellas para que lo que llega al libro mayor sea exactamente, y solo, lo que un libro mayor debe aceptar.
Acceso que necesitarás. Agregar y editar líneas de asiento requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2: el mismo acceso que el asiento principal. Los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver las líneas pero no modificarlas.
Qué lleva una línea
| Campo | Reglas |
|---|---|
| Cuenta contable (obligatorio) | Debe estar activa y ser global o estar restringida a la entidad/territorio de esta línea. Las cuentas inactivas o de otra entidad se rechazan con un mensaje específico. |
| Débito / Crédito | Exactamente uno de los dos, siempre un importe positivo: «Cada línea de asiento debe tener exactamente uno de Débito o Crédito con un importe positivo». Para invertir la dirección de una línea, mueve el número a la otra columna; nunca escribas un signo menos. |
| Entidad | Se toma del encabezado del asiento de forma predeterminada; defínela por línea solo para asientos intercompañía. |
| Centro de costos | La dimensión de la línea: se traslada al libro mayor para los informes dimensionales; debe ser global o pertenecer a la entidad de la línea. |
| Cuenta | Cliente/proveedor opcional al que se refiere la línea (solo contexto de informes). |
| Descripción | Nota a nivel de línea: «Electricidad estimada de junio» dice más que el encabezado por sí solo. |
| Producto / Lado de impuesto / Base de impuesto / Anulación de perfil fiscal | El cuarteto avanzado de impuestos: dale a una línea un Producto y un Lado de impuesto (Venta o Compra) y el motor de impuestos la trata como una línea de factura al contabilizar: calcula el impuesto, divide el importe y contabiliza el impuesto en su cuenta mapeada. |
Las líneas del devengo, campo por campo
El devengo de junio de Meridian (MJE001002) necesita exactamente dos líneas. Esto es todo lo que lleva cada una:
| Línea 1 | Línea 2 | |
|---|---|---|
| Entidad | Meridian Properties US LLC | Meridian Properties US LLC |
| Cuenta contable | Utilities — Buildings | Accrued Expenses and Other Payables |
| Débito | $3,200.00 | — |
| Crédito | — | $3,200.00 |
| Descripción | Electricidad estimada de junio — factura aún no recibida | Electricidad estimada de junio — factura aún no recibida |
Dos líneas, una sola historia: el lado del gasto dice junio consumió esta electricidad; el lado del pasivo dice la debemos. Cuando el asiento se contabiliza, cada línea se convierte en una fila del libro mayor —misma cuenta, mismo lado, mismo importe—, así que todo lo que puedas decir de una línea podrás leerlo después en el libro mayor.
La disciplina del balance
- El asiento cuadra en su conjunto: total de débitos = total de créditos, al centavo. El indicador Diferencia del formulario y la casilla Está balanceado del registro lo vigilan; la contabilización lo exige: «El asiento contable no se puede contabilizar porque el Total de débitos no es igual al Total de créditos…».
- Cero no es un asiento: «El importe total a contabilizar es cero. Agrega al menos una línea distinta de cero».
- Los asientos intercompañía también cuadran por entidad: las líneas de cada entidad deben sumar cero por sí solas. Los porqués y los cómos están en Asientos contables intercompañía.
Cuando una línea lleva impuesto
La mayoría de las líneas de asiento nunca se encuentran con el motor de impuestos. Pero dale a una línea un Producto y un Lado de impuesto (Venta o Compra), con la Base de impuesto en cualquier valor distinto de Exento de impuesto, y la contabilización la trata como una línea de factura:
- El impuesto se calcula al contabilizar, por línea: cada línea puede tener su propio Lado de impuesto, su propio tercero (el campo Cuenta), incluso su propia entidad, y una Anulación de perfil fiscal opcional cuando el perfil estándar no deba aplicarse.
- El importe se divide. El débito o crédito que ingresaste se convierte en una fila del libro mayor neta de impuestos en la cuenta contable de la línea, más filas de impuesto independientes (descritas como impuesto repercutido o impuesto soportado) en la cuenta de impuestos que tu administrador mapeó para ese tipo de impuesto y entidad.
- El Importe de impuesto se completa solo en la línea y se acumula en el Importe total de impuestos del asiento. Nunca escribes ninguno de los dos.
- La configuración faltante detiene la contabilización, con nombre y todo: «No hay cuenta contable configurada para el Tipo de impuesto "…" en la Entidad… . Configúrala en el Mapeo de tipos de impuesto por entidad». Es un ajuste único del administrador.
- Reabrir el asiento elimina sus registros de impuestos junto con las filas del libro mayor: el viaje de ida y vuelta se completa de todos modos.
Las reglas que mantienen limpias las líneas
Cada control a continuación es un mensaje real, citado tal cual. Se aplican en cada guardado: manual, carga de CSV o integración:
| El mensaje | Qué significa / qué hacer |
|---|---|
| «Cada línea de asiento debe tener exactamente uno de Débito o Crédito con un importe positivo». | Ambos lados llenos, ninguno lleno, o un importe negativo. Un solo lado, positivo, por línea. |
| «La cuenta contable es obligatoria en cada línea de asiento». | Todo movimiento necesita un lugar donde aterrizar. |
| «La cuenta contable está inactiva y no puede recibir nuevas contabilizaciones. Selecciona una cuenta contable activa o contacta a tu administrador». | La cuenta se retiró del catálogo. |
| «Esta cuenta contable pertenece a otra entidad. Usa una cuenta contable global (sin restricción de entidad) o una asignada a la misma entidad que esta línea». | Cada compañía contabiliza en sus propias cuentas (o en las globales compartidas). |
| «Esta cuenta contable está restringida a otro territorio. Selecciona una cuenta contable que sea global o que esté restringida al territorio de esta entidad». | La variante regional de la misma regla. |
| «La entidad está inactiva y no puede recibir nuevas transacciones. Selecciona una entidad activa o contacta a tu administrador para reactivarla». | La línea nombra una compañía retirada. |
| «La cuenta está inactiva. Elimina la referencia a la cuenta o selecciona una cuenta activa». | El cliente/proveedor de la línea está desactivado. |
| «Este centro de costos pertenece a otra entidad. Usa un centro de costos global (sin restricción de entidad) o uno asignado a la misma entidad que este documento». | Las dimensiones también siguen el alcance de la entidad. |
| «Este centro de costos está restringido a otro territorio. Selecciona un centro de costos que sea global o que esté restringido al territorio de esta entidad». | …y el alcance del territorio. |
| «No se pueden modificar las líneas de un asiento contable contabilizado o anulado». | Las líneas se bloquean junto con su asiento principal; ver más abajo. |
Cuándo se bloquean las líneas
Las líneas siguen a su asiento principal: mientras el asiento está en Borrador se editan libremente; una vez Contabilizado (o Anulado), toda inserción, edición y eliminación queda bloqueada: «No se pueden modificar las líneas de un asiento contable contabilizado o anulado». Para corregir una línea contabilizada, reabre el asiento a Borrador (se eliminan sus registros del libro mayor), corrige y contabiliza de nuevo.
Errores comunes que debes evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Un débito negativo para «invertir» una línea | Se rechaza de plano; y aunque no fuera así, los importes con signo hacen ilegibles los libros mayores | Mueve el importe a la columna Crédito |
| Llenar Débito y Crédito en una misma línea | Se rechaza: una línea es un movimiento, no dos | Dos movimientos = dos líneas |
| Sobrescribir la Entidad de una línea a la ligera | El asiento se vuelve intercompañía en silencio y debe cuadrar por entidad | Deja la Entidad en blanco (se toma del encabezado) a menos que busques un asiento entre entidades |
| Omitir el Centro de costos en cuentas dimensionales | La fila del libro mayor se contabiliza sin su dimensión; los informes dimensionales muestran un hueco que no se puede corregir después sin reabrir | Define la dimensión mientras la línea está en borrador; se traslada al libro mayor al contabilizar |
| Definir el cuarteto de impuestos «por si acaso» | Un Producto + Lado de impuesto activa contabilidad de impuestos real: filas del libro mayor adicionales que no pretendías | Deja los campos de impuestos en blanco a menos que el asiento represente realmente un evento gravado |
Qué sigue
- Crear un asiento contable: el formulario en el que viven estas líneas.
- Asientos contables intercompañía: cuando las líneas abarcan varias entidades.
- Transacciones contables: donde terminan las líneas.
Preguntas frecuentes
Un débito negativo no es más que un crédito disfrazado, y los disfraces hacen que los libros mayores sean ilegibles. La regla (un solo lado, positivo) mantiene inequívoca cada fila del libro mayor. En su lugar, mueve el importe a la columna Crédito.
Sí; por ejemplo, la misma cuenta de gastos debitada en dos centros de costos diferentes. Cada línea es su propia fila del libro mayor con su propia dimensión.
Nada: sin Producto + Lado de impuesto no hay cálculo de impuestos, lo cual es correcto para la gran mayoría de los asientos. Complétalos solo cuando el asiento represente realmente una transacción gravada que no tiene documento de factura.
No mientras esté Contabilizado: «No se pueden modificar las líneas de un asiento contable contabilizado o anulado». Haz clic en Editar en el asiento: la confirmación lo reabre a Borrador (eliminando sus filas del libro mayor), corriges las líneas y contabilizas de nuevo. Si el período ya se cerró, corrige con un nuevo asiento en el período abierto.
Ninguno en la práctica: los asientos de tipo asignación suelen tener docenas de líneas. Para cuadrículas grandes, arma las líneas en una hoja de cálculo y usa la carga de CSV del formulario (consulta Crear un asiento contable) en lugar de escribir fila por fila.
El motor de impuestos lo calcula al contabilizar a partir del Producto, el Lado de impuesto y la Base de impuesto de la línea, y lo escribe en la línea: es un dato de registro de solo lectura, no una entrada. Se acumula en el Importe total de impuestos del asiento y desaparece de nuevo si el asiento se reabre.
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