Jerarquía de plantillas
Meridian opera cuatro entidades en cuatro países. Estados Unidos y el Reino Unido tienen sus propias plantillas de factura; la de India sigue pendiente. Entonces, ¿qué ocurre cuando cada entidad genera una factura? Una resolución de cuatro niveles lo responde: lo específico gana sobre lo general, y siempre hay una red de seguridad.
Acceso que necesitarás. Cualquiera que pueda abrir un registro puede generarlo y ver qué plantilla se resolvió. Configurar las plantillas y su alcance requiere el conjunto de permisos Accounting Admin v2 o Accounting Controller v2; los conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 y Read Only v2 pueden ver las plantillas pero no modificarlas.
Los cuatro niveles
Nivel 1 — La anulación propia del documento
Si alguien estableció el campo PDF Template del registro, esa plantilla gana (siempre que esté activa). Es la excepción por documento — un diseño especial para una cuenta clave.
Nivel 2 — La plantilla de la entidad
Una plantilla activa con alcance a la entidad del documento y el tipo de documento correspondiente. La ganadora habitual: las facturas de Meridian US llevan Meridian US — Sales Invoice.
Nivel 3 — La plantilla del territorio
¿Sin plantilla de entidad? Interviene una plantilla activa con alcance al territorio de la entidad — una sola plantilla "Europa" puede vestir a cada entidad europea hasta que cada una tenga la suya.
Nivel 4 — El predeterminado integrado
Sin nada configurado, igual se produce un documento completo y profesional a partir de la personalización de marca de la entidad (la pantalla de generación muestra Default como plantilla). Ninguna falta de configuración puede dejarte sin poder enviar una factura.
Dos detalles del Nivel 1 conviene conocer antes de confiar en él. Primero, la anulación solo cuenta mientras su plantilla esté activa — apunta un documento a una plantilla desactivada y la resolución sigue bajando silenciosamente por la jerarquía como si el campo estuviera vacío. Segundo, el campo está protegido: solo acepta plantillas activas cuyo Document Type coincida con el registro, de modo que una factura no puede vestirse como recibo por error. Una factura muestra "Selected template must match Document Type "Sales Invoice" and be active." (los comprobantes de pago y las órdenes de compra nombran sus propios tipos); un recibo de caja rechaza con "La Plantilla PDF debe ser de tipo "Recibo de caja"." — una regla que se aplica incluso cuando los registros llegan por importaciones e integraciones.
La jerarquía en acción: tres facturas de Meridian
Mismo grupo, mismo día, tres resoluciones distintas:
| Factura | Qué está configurado | Qué muestra la pantalla de generación |
|---|---|---|
| MSI001021 — NovaTech, $9,800, Meridian US | La entidad de EE. UU. tiene su propia plantilla de factura | Plantilla: Meridian US — Sales Invoice (Nivel 2 — la plantilla de la entidad) |
| Una factura de la entidad de Meridian en India | Aún sin plantilla de entidad; el territorio tiene un respaldo regional | La plantilla de factura del territorio (Nivel 3) — papel con marca sin esperar el diseño propio de la entidad |
| Una factura donde alguien completó el campo PDF Template del registro | Una elección explícita en el documento | Esa plantilla, por nombre (Nivel 1) — siempre que esté activa y sea de tipo factura |
¿Y si mañana Meridian levantara una quinta entidad sin nada configurado? Nivel 4: sus facturas igual se generarían, completas y profesionales, con el membrete de la entidad — la fila Plantilla de la pantalla mostraría Default.
Dentro de un nivel: la coincidencia de idioma
Cuando existen varias plantillas en el mismo nivel — digamos, plantillas de factura en inglés y francés en una misma entidad canadiense — decide el cliente: la generación compara las etiquetas de Language/Locale de las plantillas con la configuración de idioma del cliente, prefiriendo la coincidencia más cercana (el locale gana al idioma, que gana a lo no etiquetado), y luego recurre a la marcada como Is Default. Una entidad, papel por cliente, sin esfuerzo alguno al momento de facturar.
Con precisión: las plantillas que coinciden tanto con el idioma como con el locale de la cuenta ganan primero; si no las hay, una coincidencia de locale; si no, una coincidencia de idioma; si no, compite todo el grupo. Entre las sobrevivientes, Is Default deshace el empate, y entre varias predeterminadas, gana la plantilla más antigua. "El cliente" significa la cuenta a la que se dirige el papel — el cliente en facturas, notas de crédito y recibos; el proveedor en comprobantes de pago y órdenes de compra. Si la configuración de idioma de tus clientes no está mantenida, las etiquetas no tienen con qué coincidir y todos reciben la Default — etiqueta las plantillas y mantén actualizados los idiomas de las cuentas, o no hagas ninguna de las dos cosas.
Una nota sobre los estados de cuenta
Las exportaciones de estado de cuenta se resuelven igual, menos la anulación por documento (un estado de cuenta no es un registro) — plantilla Statement de la entidad, luego del territorio, luego el shell predeterminado. Tampoco hay coincidencia de idioma: dentro de un nivel, simplemente gana la plantilla Statement Default (o la más antigua).
Errores comunes que evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Usar anulaciones por documento como mecanismo cotidiano de marca | Cada documento nuevo necesita una elección manual — olvida una y silenciosamente lleva la plantilla de la entidad o del territorio en su lugar | Configura plantillas de entidad/territorio para la respuesta permanente; reserva la anulación para excepciones genuinas |
| Olvidar una anulación una vez establecida | El documento conserva su plantilla explícita incluso después de crear mejores plantillas de entidad — una factura queda atascada en el diseño del año pasado | Al retirar una plantilla, busca los documentos que la nombran y borra su campo PDF Template |
| Desactivar una plantilla como forma de "apagar" la salida con marca | La resolución no se detiene — cae al siguiente nivel, así que el papel cambia de aspecto sin que nadie haya decidido que debiera | Ten activo el reemplazo primero; trata Is Active como una decisión de enrutamiento, no como un botón de pausa |
| Etiquetar plantillas por idioma mientras las cuentas de clientes no tienen configuración de idioma | La coincidencia no tiene con qué compararse — todo cliente recibe la Default y las variantes nunca se imprimen | Implementa los datos de idioma/locale de las cuentas junto con las plantillas etiquetadas |
| Marcar varias plantillas como Default en un mismo grupo | La más antigua gana silenciosamente; seis meses después nadie puede explicar por qué el papel se ve así | Exactamente una Default por entidad (o territorio) y tipo de documento |
Qué sigue
- Configuración de la plantilla de PDF — qué controla cada plantilla.
- Personalización de marca por entidad — la capa que siempre aplica, con o sin plantilla.
- Generación de PDF — observar la resolución en acción en la pantalla de generación.
Preguntas frecuentes
La pantalla Generate PDF indica la plantilla resuelta (o Default) antes de generar el documento — genera el documento una vez y lee la fila Plantilla. Para una respuesta permanente, establece explícitamente el campo PDF Template del registro.
Primero la coincidencia de idioma del cliente; entre iguales, la marcada como Is Default; entre las predeterminadas, la más antigua. Consejo práctico: mantén exactamente una Default por entidad/tipo y la pregunta nunca se plantea.
Porque el papel es papel de entidad legal — el membrete, la redacción fiscal y el idioma varían según la empresa y el país. El nivel de territorio te da la comodidad de "una plantilla para muchas entidades" sin fingir que existe un documento global.
Casi con certeza la plantilla indicada está inactiva — una anulación inactiva se omite y la resolución continúa bajando por la jerarquía. Reactiva la plantilla (o elige una activa) y vuelve a generar el documento.
Sí — el botón, la generación automática al contabilizar y la acción de flujo Generate PDF Document ejecutan la misma resolución. Un documento produce el mismo papel sin importar qué camino lo generó.
Los del proveedor — la coincidencia siempre lee la cuenta a la que se dirige el documento. Los clientes deciden en facturas, notas de crédito y recibos; los proveedores deciden en comprobantes de pago y órdenes de compra.
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