Crear una nota de crédito de proveedor
Un proveedor te envió una nota de crédito; ahora regístrala. Este recorrido crea una nota de crédito de proveedor con el caso real de Meridian: Summit HVAC Inc cobró $300 de más en una factura de mantenimiento y emitió la nota de crédito SH-CM-114. ¿Es tu primera vez con las notas? Empieza con Entender las notas de crédito de proveedor.
El acceso que necesitas. Crear, editar y contabilizar estos documentos requiere el conjunto de permisos Accounts Payable (auxiliares y gerentes de cuentas por pagar) o Accounting Admin (administradores del sistema). Los conjuntos Accounting Controller, Accounts Receivable y Read Only pueden ver, pero no crear ni contabilizar.
Elige tu punto de partida
| Ruta | Cuándo |
|---|---|
| Desde la factura que se corrige: ábrela y haz clic en Crear nota de crédito de proveedor | El crédito se relaciona con una factura específica (un cobro de más, una devolución contra ella). El proveedor y el contexto se trasladan, y los dos documentos quedan vinculados. |
| Desde cero: pestaña Facturas de compra → Nuevo → Tipo de factura = Nota de crédito de proveedor | Un crédito general que no está ligado a una sola factura: una bonificación anual, un crédito por buena voluntad. |
Cómo completarla
Encabezado: el mismo formulario, con una diferencia
La nota usa el conocido formulario de factura de compra. Establece (o confirma) Tipo de factura = Nota de crédito de proveedor, elige el Proveedor y la Entidad, ingresa la fecha de la nota de crédito y coloca el número de nota de crédito del proveedor en Referencia (SH-CM-114 en el caso de Meridian). Una Descripción clara rinde frutos después: "Crédito por visita de mantenimiento cobrada de más (SH-8802)".
Líneas: activa el interruptor de crédito
Agrega una línea por cada artículo acreditado, exactamente como aparece impreso en la nota de crédito: producto, cantidad y precio unitario, todos en positivo. Luego activa el interruptor de línea de crédito junto al número de línea: su distintivo cambia a Nota de crédito de proveedor, la línea se vuelve negativa y los totales lo siguen. Meridian ingresó una línea: mantenimiento de HVAC, cantidad 1, precio unitario 300, interruptor activado → total −$300.
Verifica que el total sea negativo y luego contabiliza
El Resumen de factura debe mostrar un total negativo: una nota que no sea negativa no se contabilizará. Usa Guardar borrador si necesita revisión; usa Contabilizar para asentar el crédito en tus libros. La contabilización debita Cuentas por pagar (debes menos) y acredita las cuentas de gasto originales.
Usa el crédito
Una nota contabilizada es crédito disponible. Aplícala ahora (Aplicar nota de crédito de proveedor), deja que se aplique automáticamente (Aplicar nota automáticamente), o déjala como Crédito restante para futuras facturas. Detalles: Aplicar notas de crédito de proveedor.
Los campos que importan — la referencia
| Campo | ¿Obligatorio? | Qué hace |
|---|---|---|
| Tipo de factura | Sí — Nota de crédito de proveedor | Lo que hace que este documento sea un crédito y no una factura; obliga a que el total sea negativo |
| Entidad | Sí | En qué libros vive el crédito; la nota solo puede compensar las facturas de esta entidad |
| Proveedor | Sí | Quién emitió la nota de crédito; las aplicaciones se limitan a las facturas de este proveedor |
| Fecha de factura | Sí | La fecha de la nota de crédito; el Período contable se deriva de ella automáticamente |
| Fecha de vencimiento | Sí (se sugiere automáticamente) | Se toma de la condición de pago del proveedor; ajustable, pero nunca anterior a la Fecha de factura |
| Referencia | Recomendado | El número de nota de crédito del proveedor (SH-CM-114): el enlace de vuelta a su documentación |
| Descripción | No | El porqué, para las personas: "Crédito por visita de mantenimiento cobrada de más (SH-8802)" |
| Línea: Producto | Sí, en cada línea | Lo que se está acreditando; el mismo catálogo que las facturas |
| Línea: Cuenta contable | Sí | Dónde cae la corrección; usa la cuenta que golpeó el costo original; debe estar activa |
| Línea: Cantidad / Precio unitario | Sí | Ambos ingresados en positivo, exactamente como aparecen impresos en la nota de crédito |
| Línea: interruptor de línea de crédito | Sí, para convertirla en crédito | Invierte el signo de la línea; el distintivo muestra Nota de crédito de proveedor y los totales se vuelven negativos |
| Línea: Perfil fiscal | Si la original tenía impuesto | Revierte el impuesto de forma proporcional, a las mismas cuentas de impuestos |
| Línea: Centro de costos | No | Marca de dimensión, si tus informes desglosan los costos por dimensión |
Los mensajes que podrías encontrar — textuales
| El mensaje | Qué significa |
|---|---|
| "La Nota de crédito de proveedor debe tener un total negativo. Use líneas Is_Credit para producir un importe total negativo." | Ninguna línea tiene el interruptor de crédito activado (o muy pocas lo tienen): el total general de la nota debe ser menor que cero para poder contabilizarla. |
| "La cantidad debe ser mayor que cero cuando se proporciona." | No escribas negativos para forzar el signo: las cantidades se mantienen positivas; el interruptor se encarga del crédito. |
| "La Cuenta contable está inactiva y no puede recibir nuevas contabilizaciones. Seleccione una cuenta activa o reactive esta." | La cuenta de la factura original ya fue dada de baja: elige su reemplazo activo. |
| "La Entidad está inactiva y no puede recibir nuevas transacciones. Seleccione una entidad activa o contacte a su administrador para reactivarla." | La entidad está desactivada: es una conversación de configuración, no un arreglo de datos. |
| "La Fecha de la factura debe estar dentro del rango de fechas del Período contable seleccionado." | La fecha y el período no coinciden (por lo general tras editar la fecha en un borrador): deja que el período se vuelva a derivar. |
| "La fecha de vencimiento no puede ser anterior a la fecha de la factura. Revise las condiciones de pago y la fecha de vencimiento." | Un crédito no puede vencer antes de existir: corrige la fecha que esté mal. |
| "Las Facturas de compra anuladas no pueden modificarse." | Una nota anulada queda congelada para siempre: crea una nueva si el crédito sigue siendo válido. |
Errores comunes que debes evitar
| Error | Por qué perjudica | Haz esto en su lugar |
|---|---|---|
| Escribir cantidades o precios negativos | La validación los rechaza, y oculta lo que realmente se acreditó | Números positivos, con el interruptor de crédito activado; el signo es tarea del interruptor |
| Registrar el crédito en una cuenta genérica | El gasto original queda sobrevaluado mientras alguna otra cuenta se vuelve negativa | Refleja las cuentas contables de la factura original: parte de esa factura con Crear nota de crédito de proveedor |
| Ingresar la nota de crédito del proveedor como un tipo Factura negativa | No se comportará como crédito: sin seguimiento de Crédito restante, sin aplicaciones de nota | Tipo de factura = Nota de crédito de proveedor, siempre |
| Omitir la Referencia | Cuando llega el estado de cuenta del proveedor, nadie puede vincular tu crédito con su nota de crédito | Registra el número de su nota de crédito: es la clave compartida |
| Dejar la nota en Borrador después de la revisión | El crédito en borrador es invisible para las aplicaciones y las corridas de pago: pagarás el monto bruto | Contabilízala; luego aplícala antes de la siguiente corrida de pagos |
Qué sigue
- Aplicar notas de crédito de proveedor: cómo usar el crédito.
- Entender las notas de crédito de proveedor: el concepto y la contabilidad.
- Contabilizar y anular una factura de compra: reglas de ciclo de vida que las notas comparten.
Preguntas frecuentes
No: mantén la cantidad y el precio en positivo y activa el interruptor de línea de crédito. El interruptor se encarga del signo, y la validación mantiene todo en orden: las cantidades y los precios en sí siempre deben ser números positivos.
Ingresa lo que indica la nota de crédito: cantidad 2 al precio unitario de la silla, con el interruptor de crédito activado. La nota no necesita reflejar toda la línea original, solo la parte que se está acreditando.
Sí: si la compra original llevaba impuesto, la nota de crédito suele revertirlo de forma proporcional, y las líneas de la nota calculan el impuesto igual que las facturas. Iguala las cifras de impuesto de la nota de crédito; la reversión se contabiliza en las mismas cuentas de impuestos.
Reábrela a Borrador (se eliminan sus asientos contables y se deshacen las aplicaciones), corrígela y contabilízala de nuevo. Las notas contabilizadas y anuladas nunca se pueden eliminar: una nota incorrecta que no debería existir en absoluto se anula, con un motivo, y queda como un registro congelado.
Cualquier persona con el conjunto de permisos Accounts Payable o Accounting Admin, igual que con los demás documentos de compra. Accounting Controller es de solo lectura en las transacciones del libro auxiliar.
Una vez contabilizada y aplicada, sí: las facturas acreditadas muestran saldos pendientes menores, por lo que la corrida propone menos efectivo. Una nota contabilizada pero sin aplicar todavía no reduce nada; aplícala primero (consulta Aplicar notas de crédito de proveedor).
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